Pro zlepšení efektivity svého týmu můžete udělat mnoho věcí a používání centra pro spolupráci, jako je Microsoft Teams, je jednou z nich. Je to skvělý komunikační nástroj, který můžete použít k chatování, sdílení souborů a pořádání audio a video schůzek se svým týmem.
Pokud s Teams teprve začínáte, možná si nejste jisti, jak naplánovat schůzku. Existuje několik způsobů, jak to udělat, a vaše možnosti budou záviset na verzi Microsoft Teams, kterou používáte. V tomto článku vám poskytneme všechny podrobnosti, které potřebujete vědět.
Plánování schůzky v Microsoft Teams
Váš účet Microsoft Teams je propojený se všemi produkty Microsoft 365 Group, jako je SharePoint, Outlook, Yammer atd. A kalendář, který používáte v Teams, je přímo propojen s kalendářem Microsoft Exchange.
Outlook také používá kalendář Exchange. To znamená, že jakmile naplánujete schůzku přes Outlook, automaticky se objeví v Teams a naopak. Zde je návod, jak naplánovat schůzku v Microsoft Teams:
- V chatu Teams klikněte na Naplánovat schůzku ikona (pod polem pro novou zprávu.)
- Poté vyberte Kalendář, který je na levém bočním panelu, a poté klikněte na Nová schůzka.
- Zobrazí se vyskakovací okno. Můžete vybrat čas a datum schůzky.
- Až budete s plánováním hotovi, klikněte Uložit. Poté se vyskakovací okno zavře a můžete odeslat pozvánky na schůzku pomocí aplikace Outlook.
Asistent plánování
Ve vyskakovacím okně můžete také použít funkci Asistent plánování. Tato funkce vám pomůže najít správný čas pro všechny členy vašeho týmu, včetně vás.
Když vyberete tuto možnost, budete moci vidět, kdy mají účastníci schůzky volno a kdy jsou zaneprázdněni. Tmavě modrá představuje časové úseky, kdy nejsou k dispozici. Světle modré časové úseky představují dostupné časy a šedé časové úseky představují mimopracovní dobu účastníka.
Pozvání lidí mimo váš tým
Jednou ze skvělých věcí na Microsoft Teams je, že můžete pozvat lidi mimo vaši organizaci, aby se připojili ke schůzce.
Nepotřebují mít ani licenci Microsoft Teams. Vše, co potřebujete, je jejich jméno a e-mailová adresa, a můžete poslat pozvánku. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevři Přidejte požadované účastníky ve vyskakovacím formuláři Nová schůzka.
- Klikněte na Volitelný.
- Zadejte e-mailovou adresu osoby.
- Klikněte na Pozvat, brzy jim do schránky přistane e-mailová pozvánka.
Můžete také naplánovat schůzku, která se bude konat v konkrétním kanálu Teams. Na Nová schůzka formulář, vyberte Přidat kanál. Jakmile jej nastavíte a odešlete pozvánky, nemůžete kanál změnit.
Pokud potřebujete provést změnu, budete muset vytvořit nové pozvánky. Pokud se má schůzka konat na kanálu, bude se moci ke schůzce připojit každý, kdo je součástí tohoto týmu, i když nedostal pozvánku.
Bezplatná edice Microsoft Teams
V případě, že používáte bezplatnou edici Teams, možná vás zajímá, kde je ve vaší aplikaci možnost plánování. Bohužel v bezplatné verzi Microsoft Teams nemůžete naplánovat schůzku.
Ale to neznamená, že nemůžete mít schůzku vůbec. Aplikace má Seznamte se hned možnost, když musíte rychle shromáždit tým.
Jediné, co musíte udělat, je kliknout na ikonu fotoaparátu vedle Seznamte se teď a poté vyberte všechna jména lidí, kteří se schůzky zúčastní. Tato funkce je k dispozici také pro účty Teams založené na předplatném.
Více o Microsoft Team Meetings
Na jedné schůzce Teams můžete mít až 250 lidí. Nemůžete však vidět všechny účastníky současně. Před nedávnými aktualizacemi jste u hovoru mohli vidět pouze čtyři aktivní účastníky. Nyní můžete mít na obrazovce devět účastníků najednou. Nová aktualizace však přinesla další vzrušující inovace.
Účastníci schůzky Microsoft Teams mají nyní lepší kvalitu zvuku a vlastní pozadí pro schůzky. Můžete také připnout video, pokud je potřeba zaměřit více pozornosti na konkrétního účastníka schůzky. Mezi další funkce související se schůzkami patří virtuální lobby, sdílení obrazovky a interaktivní řešení problémů.
Přiveďte své týmy blíž
Existuje mnoho způsobů, jak můžete své pracoviště zefektivnit pomocí Microsoft Teams. Je to většinou aplikace založená na chatu a sdílení souborů. Ale je to také fantastický nástroj, když potřebujete mít videokonferenci se svým týmem.
Naplánování schůzky s asistentem plánování dělá logistiku hledání správného času mnohem pohodlnější. A pokud někdo není součástí vaší organizace nebo týmu, stále se může připojit. Stačí jim poslat pozvánku e-mailem.
Zúčastnili jste se někdy schůzky Microsoft Teams? Nebo naplánovaný? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.