K rozdělení informací na menší části můžete použít Excel. Nalezení potřebných dat a manipulace s nimi je pro mnoho uživatelů Excelu důležitým cílem.
Pokud máte celé jméno osoby, možná budete muset vynulovat pouze její křestní jméno nebo příjmení. Pokud například svým klientům posíláte přátelský automatický e-mail, musíte použít jejich křestní jména, aby nezněly neosobně. Pokud si prohlížíte seznam respondentů průzkumu, může být důležité použít pouze jejich příjmení nebo jejich příjmení skrýt, aby byla zachována anonymita.
Excel tento proces zjednodušuje a existuje mnoho různých přístupů, které můžete použít. Zde je návod, který vám pomůže vytvořit samostatné sloupce Jméno a Příjmení pomocí vzorců. Zabýváme se také problematikou druhých jmen.
Vzorce Excelu pro rozdělení jmen na části
kde začít?
Oddělování křestních jmen
Toto je obecný vzorec:
=LEFT(buňka,NAJÍT(” “,buňka,1)-1)
Chcete-li to provést, vyměňte buňka s ukazatelem buňky obsahující první celé jméno, které chcete rozdělit. V tomto příkladu chcete vybrat B2 a zadat vzorec:
=LEFT(A2,FIND(” “,A2;1)-1)
Je však důležité poznamenat, že na některých zařízeních tento vzorec používá středníky namísto čárek. Pokud vám tedy výše uvedený vzorec nefunguje, možná budete muset použít následující verzi:
=LEFT(buňka;NAJÍT(” “;buňka;1)-1)
V příkladu byste použili:
=LEFT(A2;NAJÍT(” “;A2;1)-1)
Nyní můžete jednoduše přetáhnout úchyt výplně dolů na konec sloupce Jméno.
Funkce VLEVO umožňuje oddělit řetězec od levého konce textu. Část FIND tohoto vzorce najde první mezeru v celém jméně, takže získáte část svého celého jména, která je před prázdnou mezerou.
Křestní jména s pomlčkou tedy zůstávají pohromadě, stejně jako křestní jména, která obsahují speciální znaky. Sloupec Celé jméno však nebude obsahovat prostřední jména ani prostřední iniciály.
Čárka nebo středník?
Proč není vzorec pro všechny stejný?
Pro mnoho uživatelů aplikace Excel používají funkce aplikace Excel k oddělení vstupních dat čárky. Na některých zařízeních se však místní nastavení liší.
Chcete-li zjistit, který symbol používá váš Excel, jednoduše začněte psát vzorec. Když začnete, zadejte =LEFT(, zobrazí se text při najetí myší, který navrhne správné formátování.
Oddělování příjmení
Stejný přístup použijte k oddělování příjmení. Tentokrát byste měli použít vzorec RIGHT, který odděluje řetězce začínající z pravé strany.
Vzorec, který potřebujete, je:
=RIGHT(buňka, DÉLKA(buňka) – HLEDAT(“#”, NÁHRADNÍ (buňka,” “, “#”, DÉLKA(buňka) – DÉLKA(NAHRADIT(buňka, “”, “”))))))
Ve výše uvedeném příkladu byste v buňce C2 použili následující vzorec:
=RIGHT(A2, DÉLKA(A2) – HLEDAT(“#”, NÁHRADIT(A2,” “, “#”, DÉLKA(A2) – DÉLKA(NAHRADIT(A2, “ “, “”)))))
Opět možná budete muset přepnout z čárky na středník, což znamená, že možná budete muset použít:
=RIGHT(A2; DÉLKA(A2) – HLEDAT(“#”; NÁHRADIT(A2;” “; “#”; DÉLKA(A2) – DÉLKA(NAHRADIT(A2; ” “; “”)))))
Příjmení s pomlčkou a příjmení se speciálními znaky zůstanou nedotčena.
Proč je tento vzorec složitější než ten pro křestní jména? Je obtížnější oddělit prostřední jména a prostřední iniciály od příjmení.
Pokud chcete, aby prostřední jména a iniciály byly uvedeny s příjmením, můžete použít vzorec:
=RIGHT(buňka, DÉLKA(buňka) – HLEDAT(” “, buňka))
nebo:
=RIGHT(A2, DÉLKA(A2) – HLEDAT(” “, A2))
nebo:
=RIGHT(A2; DÉLKA(A2) – HLEDAT(” “; A2))
Ale co když chcete oddělit prostřední jména? Toto je méně obvyklé, ale může být užitečné vědět.
Oddělování prostředních jmen
Vzorec pro prostřední jména je následující:
=MID(buňka, HLEDAT(” “, buňka) + 1, HLEDAT(” “, buňka, HLEDAT(” “, buňka)+1) – HLEDAT(” “, buňka)-1)
Ve výše uvedeném příkladu získáte:
=MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1)
Pokud váš Excel používá středníky, vzorec je:
=MID(A2; HLEDAT(” “; A2) + 1; HLEDAT(” “; A2; HLEDAT(” “; A2)+1) – HLEDAT(” “; A2)-1)
Po zadání vzorce přetáhněte úchyt výplně dolů. Zde je k výše uvedenému příkladu přidán sloupec Prostřední jméno:
Pokud celé jméno neobsahuje žádné druhé jméno ani iniciálu, dostanete v tomto sloupci nulové hodnoty, které se mohou zobrazit jako #HODNOTA!. Chcete-li místo #HODNOTA! získat prázdné buňky, můžete použít funkci IFERROR.
Potom se váš vzorec stane:
=IFERROR(MID(buňka, SEARCH(” “, buňka) + 1, SEARCH(” “, buňka, SEARCH(” “, buňka)+1) – SEARCH(” “, buňka)-1),0)
nebo:
=IFERROR(MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1),0)
nebo:
=IFERROR(MID(A2; HLEDAT(” “; A2) + 1; HLEDAT(” “; A2; HLEDAT(” “; A2)+1) – HLEDAT(” “; A2)-1);0)
Jeden přístup k oddělení více prostředních jmen
Co se stane, když má někdo na vašem seznamu více středních jmen? Pomocí výše uvedeného vzorce bude načteno pouze jejich křestní jméno.
Chcete-li tento problém vyřešit, můžete zkusit jiný přístup k oddělení druhých jmen. Pokud máte vytvořené sloupce jména a příjmení, můžete je jednoduše odříznout. Všechno, co zbude, se bude počítat jako druhé jméno.
Tento vzorec je:
=TRIM(MID(buňka1,DÉLKA(buňka2)+1,DÉLKA(buňka1)-DÉLKA(buňka2&buňka3)))
Zde buňka1 odkazuje na ukazatel buňky ve sloupci Celé jméno, buňka2 odkazuje na ukazatel na buňku ve sloupci Křestní jméno, zatímco buňka3 odkazuje na ukazatel na buňku ve sloupci Příjmení. Ve výše uvedeném příkladu dostaneme:
=TRIM(STŘED(A2,DÉLKA(B2)+1,DÉLKA(A2)-DÉLKA(B2&D2)))
nebo:
=TRIM(STŘED(A2;DÉLKA(B2)+1;DÉLKA(A2)-DÉLKA(B2&D2)))
Pokud použijete tento vzorec, nebudete se muset starat o nulové hodnoty.
Rychlá rekapitulace
Zde jsou vzorce, které můžete použít k rozdělení celých jmen na části:
Křestní jména: =LEFT(buňka,NAJÍT(” “,buňka,1)-1)
Příjmení: =RIGHT(buňka, DÉLKA(buňka) – HLEDAT(“#”, NÁHRADNÍ (buňka,” “, “#”, DÉLKA(buňka) – DÉLKA(NAHRADIT(buňka, “”, “”))))))
Prostřední jména: =IFERROR(MID(buňka, SEARCH(” “, buňka) + 1, SEARCH(” “, buňka, SEARCH(” “, buňka)+1) – SEARCH(” “, buňka)-1),0)
Alternativní vzorec pro prostřední jména: =TRIM(MID(buňka1,DÉLKA(buňka2)+1,DÉLKA(buňka1)-DÉLKA(buňka2&buňka3)))
Oddělování křestních jmen a příjmení bez použití vzorců
Pokud se vám nechce psát hromadu vzorců, které mohou být zadané špatně, využijte vestavěného průvodce převodem textu na sloupce v Excelu.
- Ujistěte se, že Data z nabídky v horní části vyberte kartu a zvýrazněte sloupec, který chcete převést.
- Poté klikněte na Text do sloupců.
- Dále se ujistěte Vymezené je vybráno a klikněte další
. - Nyní vyberte Prostor z možností a klikněte další.
- Poté změňte Destinace do "$ B $ 2“ a klikněte Dokončit.
Konečný výsledek by měl vypadat takto. 
.
Konečný výsledek by měl vypadat takto. 
Slovo na závěr
Existuje mnoho dalších způsobů, jak tento problém vyřešit v aplikaci Excel. Pokud žádná z dostupných možností nedělá to, co potřebujete, proveďte další průzkum.
Používání vzorců je poměrně jednoduché a nezávisí na verzi Excelu, kterou používáte. Ale bohužel stále můžete narazit na chyby.
Pokud například celé jméno osoby začíná příjmením, bude rozděleno nesprávným způsobem. Vzorce budou mít potíže i s příjmeními, která obsahují předpony nebo přípony, jako je le Carré nebo van Gogh. Pokud něčí jméno končí na Jr., bude to uvedeno jako jeho příjmení.
Existují však úpravy, které můžete přidat k vyřešení těchto problémů, jakmile se objeví. Práce se vzorci vám dává flexibilitu, kterou potřebujete k řešení těchto složitostí.