Obrázek 1 ze 6
Miliony lidí používají Microsoft Outlook ke správě e-mailu a kalendáře v práci i doma. To svědčí o jeho užitečnosti, ale pravdou je, že jen málo lidí skutečně ví, jak z jeho funkcí vytěžit maximum.
Naučíte-li se pár jednoduchých triků, ušetříte čas, pomůžete vám pracovat efektivněji a dokonce můžete synchronizovat svůj domov a pracovní život. Tyto tipy jsou zaměřeny na Outlook 2013, 2016, 2019 a Microsoft 365, ale mnohé platí i pro starší verze Outlooku.
Tip č. 1: Odstraňte opakované psaní pomocí Quick Parts
Pokud pravidelně potřebujete napsat standardní blok textu, můžete jej uložit jako a “Rychlá část” pro snadné vkládání do vašich e-mailů.
- Zvýrazněte text v okně skladatele.
- Klikněte na "Vložit" kartu pro otevření nabídky pásu karet.
- Vybrat “Rychlé díly” a vybrat si “Uložit výběr do galerie Quick Parts.“
- Klikněte "OK" ve vyskakovacím rámečku pro uložení nové fráze rychlé části.
Když v budoucnu začnete psát stejný blok textu, uvidíte, že se objeví jako návrh. Udeřil "vrátit se" pro vložení celého textu. Svou frázi můžete vybrat také myší pomocí tlačítka “Rychlé díly” rozevírací seznam. Kliknutím pravým tlačítkem na něj zobrazíte možnosti umístění nebo upravíte a spravujete rychlé části a další „stavební bloky“.
Tip č. 2: Napište zprávu k doručení v budoucnu
Pokud máte nějaké novinky nebo zprávy, které nechcete okamžitě sdílet, Outlook vám umožní odložit doručení na určenou dobu.
- Napište svůj e-mail a přidejte příjemce. Připravte vše k odeslání jako obvykle.
- Klikněte na záložku „Možnosti“. Pod ním se objeví plovoucí nabídka.
- Klikněte na “Zpožděné doručení” nebo vyberte malou ikonu šipky v „Poslat" v závislosti na verzi aplikace Outlook a operačním systému.
- Ve vyskakovacím rámečku vyberte datum a čas, kdy chcete, aby příjemce e-mail obdržel, a poté klikněte "Zavřít" nebo "Poslat" v závislosti na verzi aplikace Outlook a operačním systému.
- Klikněte "Poslat" až skončí.
- Pokud používáte server Exchange, můžete nyní zavřít Outlook. Pokud používáte POP nebo IMAP, budete muset nechat aplikaci otevřenou, dokud neuplyne zadaný čas odeslání.
Můžete také aktualizovat datum a čas nebo zprávu před odesláním úplně smazat. Navštivte "Pracovní verze" složku a klikněte na "Zrušit odeslání." Poté můžete zprávu vytvořit znovu a odeslat ji v nové datum nebo čas.
Tip č. 3: Vytvořte složku pro běžná vyhledávání
V aktuální složce můžete vždy vyhledávat zadáním slov nebo frází do vyhledávacího pole, které se nachází nad seznamem zpráv. U často vyhledávaných výrazů si však můžete práci zjednodušit pomocí a "Vyhledávání" složka.
Přejít na "Složka" kartu a klepněte pravým tlačítkem na "Vyhledat složku" vytvořit jeden. Vyberte si z různých šablon (e-maily od konkrétních lidí, e-maily označené jako důležité atd.) nebo si nastavte vlastní kritéria pomocí „Vytvořit vlastní složku vyhledávání“ volba.
Vaše nová složka hledání se objeví v podokně složek na levé straně okna aplikace Outlook; kliknutím na něj zobrazíte zprávy splňující vámi vybrané podmínky. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte "Přejmenovat složku" dát tomu příhodný název.
Tip č. 4: Automatizujte opakující se úkoly pomocí rychlých kroků
Pokud se přistihnete, že pravidelně provádíte určitý úkol, jako je přeposílání příchozích e-mailů kolegovi nebo pozvání skupiny příjemců na schůzku, pak Rychlé kroky vám může ušetřit čas. Najdete sadu předdefinovaných Rychlé kroky uprostřed Domov kartu, ale skutečná síla této funkce spočívá v definování vaší vlastní.
Klikněte na rozbalovací šipku a vyberte “Nový rychlý krok” vytvořit vlastní sekvenci akcí, které mohou kategorizovat, přesouvat, označovat a mazat zprávy jediným klepnutím myši.
Kliknutím na šipku vytažení, která se nachází v pravé dolní části v rámci “Rychlé kroky” skupina pásu karet, otevře dialogové okno, ve kterém můžete duplikovat a upravovat zástupce, abyste mohli vytvořit řadu variant motivu.
Tip č. 5: Seřaďte poštu podle pravidel a podmíněného formátování
The "pravidla" rozevírací seznam v 'Hýbat se' sekce 'Domov' karta poskytuje možnosti pro vytvoření a správu pravidel pro automatické zpracování zpráv, jakmile dorazí. Pokud před kliknutím vyberete zprávu, nabídne se vytvoření pravidla ovlivňujícího podobné zprávy. Vybrat "Vytvořit pravidlo" a budete mít možnost nastavit nejrůznější kritéria, která se mají kontrolovat, včetně odesílatele, příjemce, velikosti, data atd. Vyberete si také, co se má stát s e-maily, které splňují nastavená kritéria.
Podobná vlastnost je Podmíněné formátování, kterou najdete po kliknutí "Zobrazit nastavení" následovaný "Pohled" tab. Tato funkce nepřesouvá ani nezpracovává zprávy, ale zobrazuje e-maily odpovídající určitým kritériím v zadaném písmu a barvě, takže je můžete okamžitě najít ve své doručené poště.
Tip č. 6: Automaticky vymažte nepotřebné zprávy
Pokud chcete ušetřit místo nebo uklidit nepraktickou e-mailovou stopu, Uklidit Nástroj v aplikaci Outlook 2013 a novější může pomoci. Analyzuje kompletní e-mailovou konverzaci a odstraní všechny zprávy, které byly citovány jako celek v následující zprávě – tak můžete i nadále vidět, co bylo řečeno, kontrolou následujících zpráv.
Použít Uklidit, klikněte na jeho rozbalovací nabídku na "Domov" a vyberte, zda chcete uklidit jednu konverzaci nebo celou složku. Chcete-li implementovat další kontrolu nad svými nastaveními, klikněte na "Nastavení" tlačítko ve vyskakovacím upozornění, abyste zvolili, jaký druh zpráv by měl být vyřazen a který by měl být ponechán.
Tip č. 7: Delegujte přístup ke své poště a kalendáři
Pokud konkrétní situace nebo událost vyžaduje, abyste poskytli přístup k účtu Outllok jiné osobě, můžete dočasně nechat někoho jiného spravovat vaši doručenou poštu a schůzky. Chcete-li to nastavit, otevřete "Soubor" a poté klepněte na "Nastavení účtu" rozevírací seznam a vyberte "Delegovat přístup." Klikněte "Přidat" a zadejte jméno osoby (nebo osob), kterým chcete udělit přístup.
Uvidíte sadu rozbalovacích nabídek pro oprávnění. Výchozí nastavení umožňuje vašemu delegátovi přístup a aktualizaci vašeho kalendáře a seznamu úkolů, zatímco e-maily a kontakty zůstávají soukromé. Oprávnění můžete upravit podle svých potřeb.
Poznámka: Delegát musí používat stejnou verzi aplikace Outlook jako vy a položky, ke kterým má mít přístup, musí být uloženy na serveru Exchange. Delegát nebude mít přístup k vaší poštovní schránce, která je uložena na vašem pevném disku.
Tip č. 8: Správa potvrzení o přečtení
Naštěstí je Outlook dostatečně chovaný na to, aby požádal o povolení před odesláním potvrzení o přečtení; jeho chování můžete dále přizpůsobit kliknutím na "Soubor" záložka, otvírání "Možnosti," výběrem "Pošta" a přejděte dolů na "sledování" sekce. Chcete-li nakonfigurovat frekvenci odeslaných žádostí o potvrzení, vyberte "vždy" nebo "nikdy," nebo nakonfigurujte vlastní nastavení požadavku na potvrzení.
Jednou z užitečných možností je možnost vyžádat si potvrzení o doručení, které potvrdí, že váš e-mail dorazil na poštovní server příjemce, aniž byste museli trvat na upozornění, když je skutečně otevřen.
Tip č. 9: Časová pásma
Pokud cestujete za prací, poznáte frustraci ze schůzek a schůzek v Outlooku, které se zobrazují v nesprávný místní čas. Naštěstí můžete časová pásma ovládat ze svého nastavení. Pod "Soubor," hledat "Možnosti" a vyberte "Kalendář" otevřít svůj "Časové pásmo" nastavení. Jakmile změníte místní časové pásmo, časová razítka e-mailů a záznamy kalendáře se zobrazí s příslušným posunem.
Můžete také nakonfigurovat zobrazení druhého časového pásma, abyste například mohli sledovat, kolik je hodin doma, nebo zjistit, kolik hodin mají vaši kolegové v zámoří, abyste je stihli během pracovní doby a Nekontaktujte je v nevhodnou denní dobu. Klikněte "Vyměnit časová pásma" pro snadné přepínání z jednoho místa na druhé.
Tip #10: Použijte funkci Sticky Notes
Outlook obsahuje vestavěnou funkci rychlých poznámek, která vám pomůže připomenout nebo zaznamenat důležité informace. lis "Ctrl + Shift + N" odkudkoli v rozhraní aplikace Outlook vytvořit novou poznámku, kterou lze přetáhnout a umístit kamkoli na obrazovku. Ve výchozím nastavení se poznámky zobrazují ve světle žluté, ale můžete je přiřadit do kategorií, což způsobí, že se přepnou na příslušnou barvu.
Chcete-li spravovat své poznámky, klikněte na "Poznámka" ikona ve spodní části 'Pohled' panel. Odtud můžete poznámky kopírovat, organizovat a tisknout. Poznámky obsahující konkrétní text můžete také vyhledat pomocí pole v pravé horní části okna.
Tip #11: Šifrovaný e-mail
Pokud chcete dokázat, že vaše zprávy jsou skutečně od vás, Outlook může vaše e-maily kryptograficky podepsat. Můžete dokonce jít o krok dále a zašifrovat text a přílohy, aby je mohli číst pouze příjemci, se kterými jste klíč sdíleli. Chcete-li to nastavit, otevřete „Nastavení Centra důvěryhodnosti“ kliknutím "Soubor | Možnosti | Centrum důvěryhodnosti” a vybírání "Zabezpečení e-mailu."
Šifrování e-mailů a přidávání digitálního podpisu je stejně snadné jako zaškrtnutí příslušných políček, ale budete muset vytvořit a importovat digitální ID pokud ho ještě nemáte. Klikněte „Získejte digitální ID…“ zobrazíte odkazy na řadu poskytovatelů, včetně společnosti Comodo, která nabízí bezplatné e-mailové certifikáty.