Kultura kanceláří se neustále mění a stále více pracovníků volí práci na dálku. To však nemusí mít vliv na produktivitu. Pracovat bez problémů a zároveň pracovat na dálku bylo najednou téměř nemožné, ale pokrok v technologii nyní znamená, že můžete spolupracovat se spolupracovníky i v těch nejvzdálenějších oblastech. Microsoft Teams zjednodušuje skutečně zjednodušuje proces.
Řekněte „sbohem“ nekonečným e-mailovým konverzacím a sledování příloh. Soubory můžete nahrávat a sdílet na stejném místě, kde pořádáte schůzky. Zjistěte, jak zefektivnit postupy vzdálené kanceláře a sdílet online pomocí Teams.
Sdílení na ploše
Jednou z výhod nahrávání souborů do Teams je to, že získáte odkaz na sdílení jednoho souboru s ostatními. To znamená, že nemusíte nahrávat stejný soubor na více míst, abyste k němu měli přístup všichni.
Soubory můžete z plochy sdílet několika způsoby.
Během skupinového chatu nebo chatu jeden na jednoho
Za prvé, můžete sdílet soubory, když jste v relaci chatu. Přejděte na ikonu Vybrat soubor, která vypadá jako kancelářská sponka. Nachází se přímo pod polem, kam zadáváte zprávy. Když vyberete soubor, Teams nahraje kopii originálu.
Máte také různé možnosti přístupu k souborům, které můžete sdílet. Můžete si vybrat, zda chcete nahrávat přímo z počítače, nebo můžete použít Business účet pro OneDrive. Jakékoli cloudové úložiště třetí strany je také dostupné, pokud je vy nebo váš správce přidali do aplikace Teams.
Pokud se vám nelíbí použití ikony kancelářské sponky, můžete také nahrát soubor kliknutím na kartu Soubory chatu. Přejděte dolů a vyberte Sdílet pro nahrání souboru.
Sdílení s vaším týmem v kanálu
S nahráním videa nemusíte čekat, až budete chatovat s členem týmu. Klikněte na stejnou ikonu kancelářské sponky pro možnost Vybrat soubor v kanálu.
Případně můžete také přejít na kartu Soubory ve svém kanálu a kliknout na Nahrát. Obě možnosti vás vedou do dalšího okna, kde můžete vybrat soubory.
Sdílení odkazu
Odkaz můžete sdílet s uživateli ve skupině nebo jednotlivě. To je výjimečně jednoduché a skvělé pro sdílení Dokumentů Google, webových stránek, videí a dalších.
Vše, co musíte udělat, je stisknout ikonu formátu pod chatovacím polem. Poté klepněte na tři vodorovné tečky a klikněte na „Odkaz“. Vložte odkaz a odešlete soubor svému kontaktu.
Sdílení s iOS
Pokud pracujete ze zařízení se systémem iOS, sdílení souboru je relativně snadné a kroky jsou podobné jako u počítače se systémem Windows. Jedním z nejjednodušších způsobů sdílení je přejít na ikonu sponky Vybrat soubor umístěnou pod polem zprávy. Odtud vyberte soubor ze svého zařízení nebo použijte cloudové úložiště.
Pokud chcete sdílet soubor, který už je v Teams, klepněte na tři tečky pro Další možnosti a přejděte dolů na Soubory.
Případně můžete také sdílet v rámci Teams tak, že přejdete na již nahraný soubor a klepnete na ikonu se třemi tečkami Další možnosti. Přejděte dolů a vyberte Sdílet a poté pomocí funkce vyhledávání vyberte jméno osoby nebo skupiny, se kterou chcete sdílet.
Tyto kroky můžete samozřejmě vždy obejít a jednoduše použít funkci Kopírovat odkaz. Pomocí odkazu můžete sdílet soubory mimo aplikaci Teams. Můžete si také stáhnout kopii do telefonu pomocí možnosti Odeslat kopii a sdílet soubor později.
Sdílení s Androidem
Sdílení souborů na zařízení Android je poměrně jednoduché. Připojujte soubory během konverzace klepnutím na ikonu Vybrat soubor kancelářské sponky pod rámečkem kompozice. Vyberte soubor, který chcete sdílet ze svého mobilního zařízení nebo cloudové služby. Můžete také nahrát soubory na web nebo do aplikace pro stolní počítače a zobrazit si je později na svém zařízení.
Co když chcete sdílet něco, co již bylo nahráno do Teams? Přejděte na navigační panel ve spodní části aplikace a přejeďte prstem nahoru. Když uvidíte možnosti nabídky, přejděte na Soubory a vyberte ji.
Odtud vyhledejte požadovaný soubor v seznamu naposledy otevřených souborů nebo souborů cloudového úložiště. Klepnutím na ikonu se třemi tečkami zobrazíte Další možnosti a přejděte dolů a klepněte na Sdílet.
Chcete-li vybrat své příjemce, můžete přejít na kartu Chat a hledat podle názvu skupiny, osoby nebo klíčového slova. Můžete také vybrat příjemce na kartě Kanál a vyhledávat podle názvu kanálu nebo klíčového slova.
Snadná spolupráce s funkcí sdílení
Bezproblémově sdílejte soubory a spolupracujte na nich se stejnou aplikací, kterou používáte k vedení schůzek. Máte různé možnosti nahrávání a můžete dokonce soubory současně upravovat. Komentujte videosoubory nebo upravujte dokumenty MS Office společně s ostatními členy týmu. Při práci na souboru se vaše změny hladce spojí.
Jak často používáte funkci Teams Share? Jaký je váš oblíbený způsob sdílení? Proč? Řekněte nám o svých zkušenostech v sekci komentářů níže.