Správa dokumentů je jednou z nejdůležitějších věcí na SharePointu. V podnikání jsou dokumenty často vyvíjející se věci. Mohou začít na OneDrive pro firmy a skončit na týmovém webu organizace. Dokumenty často mění umístění, takže znalost podrobností o přesouvání dokumentů na SharePointu je zásadní.
Několik způsobů, jak to udělat
Každý, kdo pracoval na SharePointu, ví, že existuje mnoho způsobů, jak provést konkrétní úkol. Přesouvání dokumentů není výjimkou. Zda nakonec použijete Průzkumníka souborů nebo Nástroj pro migraci, závisí na řadě faktorů, jako je počet přesunutých dokumentů, důležitost uchování historie verzí, metadata a další.
1. Průzkumník souborů
Chcete-li přesunout dokument pomocí Průzkumníka souborů, otevřete cílovou i zdrojovou knihovnu dokumentů (nezáleží na tom, zda se jedná o stejný web). Vybrat Průzkumník souborů v rozevírací nabídce. Otevře se zobrazení průzkumníka pro každou z knihoven. K přesouvání položek mezi dvěma zobrazeními průzkumníka použijte přetažení.
Pokud má zdrojové i cílové umístění definované typy obsahu, můžete přesunout složky i soubory a zachovat typy obsahu. Tato metoda také uchovává vlastní metadata, pokud jsou zdrojová i cílová umístění definována pomocí stejných metadat.
Tento proces je však manuální a je to spíše kopie než přesun, což znamená, že po přesunutí musíte zdrojové položky smazat. Neuchovává historii verzí ani vlastnosti vytvořené, vytvořené, upravené a upravené vlastnostmi.
2. Přesunout do/Kopírovat do
Přestože je užitečný a jednoduchý, Přesunout do a Kopírovat do příkazy jsou dostupné pouze na SharePointu Online. Tato možnost umožňuje přesunout dokumenty z OneDrivu pro firmy nebo SharePointu do cíle v SharePointu nebo OneDrivu. Vyberte soubor a klikněte na jeden ze dvou příkazů. The Přesunout do možnost přesune váš dokument s metadaty a ochranou historie verzí do jiné složky ve stejné knihovně, do jiné knihovny nebo na jiný web.
Tato metoda je ideální pro koncové uživatele, protože je jednoduchá a přímočará. Umožňuje kopírovat a přesouvat soubory i složky. Nejlepší je, že zachovává typy obsahu, vlastní historii verzí metadat, a vytvořené, vytvořené, upravené a upravené vlastnostmi. The kopírovat příkazu však zachová pouze nejnovější verzi – hlavní nevýhodou je samozřejmě skutečnost, že tato metoda je exkluzivní pro SharePoint Online.
3. Správa obsahu a struktury
Pokud povolíte funkci publikační infrastruktury serveru SharePoint Server, uvidíte odkaz Spravovat obsah a strukturu, když přejdete na Správa webu. Pomocí této funkce můžete přesouvat/kopírovat dokumenty. Toto je jeden z nejlepších hacků, který vám pomůže přesunout více dokumentů současně a zároveň zachovat historii verzí, vytvořených, vytvořených, upravených a upravených vlastnostmi. Pomocí této metody jsou také uchovávány typ obsahu a metadata.
Budete však muset zapnout funkci publikování. Ani poté nebudete moci přesunout více složek. Možná největší nevýhodou této metody je, že musíte být vlastníkem webu, abyste ji mohli používat. Jo, a funguje to pouze v rámci jednoho webu.
4. Organizátor obsahu
Jednoduše aktivujte funkci Organizátor obsahu a poté vyberte pravidla směrování, která chcete použít, a vložte dokument, který chcete přesunout, do rozbalovací knihovny. Tato metoda také umožňuje přesunout dokumenty na jakékoli jiné místo. Konfigurace chvíli trvá, ale stačí to udělat jednou. Uchovává také typy obsahu a vlastní metadata.
I když neuchovává historii verzí a vyžaduje správce, má užitečnou funkci, která vám umožňuje přesměrovat dokument do složky.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft ví, že přesouvání dokumentů v SharePointu může být trochu složité. To je důvod, proč společnost přišla s bezplatným SharePoint Migration Tool. Tento nástroj zvládne vše od malých až po rozsáhlé migrace, které mohou zahrnovat soubory, složky a dokonce i seznamy z vašeho webu SharePoint. Položky se přesunou na OneDrive nebo SharePoint.
Nejviditelnější výhodou této metody je schopnost nástroje zvládnout velké migrace. Je také velmi přizpůsobitelný a zachovává historii verzí. Není však kompatibilní s verzemi SharePointu před rokem 2013. Naproti tomu některé produkty pro migraci třetích stran jsou podstatně lépe přizpůsobitelné.
6. Produkty třetích stran
Většina kvalitních produktů pro migraci dokumentů třetích stran není zdarma, ale mají tendenci fungovat fantasticky, zejména při migracích ve velkém měřítku. Mají tendenci být škálovatelné a vysoce přizpůsobitelné. Většina těchto produktů je schopna uchovat vše, včetně typů obsahu, metadat, všech vlastností a historie verzí.
Na druhou stranu tato metoda stojí peníze. Když vezmete v úvahu skutečnost, že platíte za nástroj, který vám pomůže přesouvat dokumenty, začnete se divit, proč SharePoint již nepřichází s uživatelsky přívětivou možností. Další nevýhodou je, že produkty třetích stran vyžadují k jejich konfiguraci a spuštění správce.
7. Vlastní řešení
Nakonec můžete kódovat své vlastní řešení pomocí různých technik, jako je REST API. Koncový uživatel nemusí nic směrovat, můžete si přizpůsobit, jak chcete, a můžete se ujistit, že vše zůstane v dokumentech zachováno. Na druhou stranu musíte být schopni kódovat a strávit nějaký čas psaním a údržbou kódu, což může být obzvláště složité v době aktualizací produktu.
Vyberte si svou metodu
Existuje ještě více metod pro přesouvání dokumentů v SharePointu, ale ty by měly pokrýt většinu vašich potřeb. Nejprve zvažte, co potřebujete, a brzy budete přesně vědět, kterou metodu pro každou z nich použít.
Kterou z těchto metod preferujete? Použili jste více než jeden? Diskutujte.