Pokud existuje důležitý e-mail, který potřebujete odeslat později, ale chcete mít jistotu, že na něj nezapomenete, budete rádi, že Microsoft Outlook má možnost plánování. Může vám dát klid na duši, když víte, že váš příjemce e-mail dostane, a nemusíte si dělat starosti s tím, že jej nezapomenete odeslat.
Stačí pár kliknutí, vše nastavíte a e-mail vám bude doručen ve vámi zvolený čas. Tento článek pojednává o tom, jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook pomocí různých platforem. Kromě toho probereme další zajímavé funkce, které by se vám mohly hodit.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook ve webové verzi
Pokud používáte online webovou verzi Outlooku, můžete snadno vytvořit svůj e-mail a naplánovat jeho doručení v čase, který vám vyhovuje. Jak na to:
- Otevřete prohlížeč a přejděte do Outlooku.
- Napište svůj e-mail.
- Klepněte na šipku vedle tlačítka „Odeslat“.
- Klepněte na „Odeslat později“.
- Nastavte datum a čas, kdy chcete e-mail odeslat.
- Klepněte na „Odeslat“.
Váš e-mail se zobrazí ve složce Koncepty. Pokud si to rozmyslíte a chcete e-mail odeslat okamžitě, vraťte se do složky Koncepty a klepněte na „Zrušit odeslání“ a odešlete jej normálně.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook na počítači se systémem Windows
Pokud používáte počítač se systémem Windows, je plánování e-mailu v aplikaci Outlook jednoduché a lze jej provést několika kliknutími. Postupujte podle těchto kroků:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Napište svůj e-mail.
- Otevřete kartu „Možnosti“.
- Klepněte na „Zpoždění doručení“.
- Zaškrtněte políčko vedle „Nedoručovat dříve“.
- Zadejte datum a čas, kdy chcete e-mail odeslat.
- Klepněte na „Zavřít“ a poté na „Odeslat“.
E-mail bude odeslán ve vámi zadaný čas. Do té doby zůstane v poště Outlooku k odeslání.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook v aplikaci iPhone
Bohužel není možné naplánovat e-mail v aplikaci Outlook pomocí aplikace pro iPhone. Ale jiné aplikace třetích stran, jako je Spark nebo Gmail, mají tuto možnost k dispozici. Pokud jste často na cestách a chcete si naplánovat e-maily pomocí iPhonu, měli byste zvážit instalaci jedné z těchto aplikací.
Pokud se rozhodnete pro Spark, postupujte takto:
- Stáhněte si Spark z App Store.
- Zadejte své Outlook ID a heslo.
- Nastavte si účet podle pokynů.
- Napište nový e-mail.
- Klepněte na ikonu letadla s hodinami přímo nad klávesnicí.
- Můžete si vybrat mezi několika výchozími možnostmi: Odeslat později dnes, Dnes večer, Zítra nebo Zítra předvečer.
- Pokud chcete upravit datum a čas, klepněte na „Vybrat datum“.
- Až budete hotovi, klepněte na „Nastavit“.
Pokud chcete používat Gmail, postupujte takto:
- Stáhněte si Gmail z App Store.
- Přihlaste se pomocí svého e-mailu a nastavte si heslo.
- Podle pokynů na obrazovce nastavte svůj účet, pokud jej ještě nemáte.
- Napište nový e-mail.
- Klepněte na tři tečky v pravém horním rohu.
- Klepněte na „Naplánovat odeslání“.
- Můžete si vybrat ze tří výchozích možností: Zítra ráno, Zítra odpoledne nebo další dostupné pondělí ráno. Pokud chcete nastavit jiné datum a čas, klepněte na „Vybrat datum a čas“.
- Až budete hotovi, klepněte na „Uložit“.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook v aplikaci Android
Pokud používáte aplikaci Outlook pro Android, nebudete moci naplánovat svůj e-mail, protože tato možnost není k dispozici. Můžete použít další aplikace třetích stran, jako je Spark nebo Gmail. Oba vám umožňují přizpůsobit, kdy bude váš e-mail doručen.
Pokud chcete používat Spark, postupujte takto:
- Stáhněte si Spark z Obchodu Play.
- Zaregistrujte se pomocí svého Outlook ID a hesla.
- Postupujte podle pokynů pro nastavení účtu.
- Napište nový e-mail.
- V dolní možnosti klepněte na ikonu letadla s hodinami.
- Vyberte si z několika výchozích možností pro plánování e-mailu: Odeslat později dnes, Dnes večer, Zítra nebo Zítra předvečer.
- Datum a čas můžete upravit klepnutím na „Vybrat datum“.
- Až budete hotovi, klepněte na „OK“.
Pokud se rozhodnete používat Gmail, naplánujte si e-mail podle následujících kroků:
- Otevřete Gmail v telefonu.
- Napište nový e-mail.
- Klepněte na tři tečky v pravém horním rohu.
- Klepněte na „Naplánovat odeslání“.
- Vyberte si ze tří výchozích možností: Zítra ráno, Zítra odpoledne nebo příští pondělí ráno.
- Pokud chcete nastavit jiné datum a čas, klepněte na „Vybrat datum a čas“.
- Až budete hotovi, klepněte na „Naplánovat odeslání“.
Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook v aplikaci Mac
Na svém zařízení Mac můžete používat Outlook a plánovat e-maily. Pamatujte však, že tato možnost nebude k dispozici, pokud používáte účet Gmail, iCloud nebo Yahoo. Chcete-li naplánovat e-mail Outlook na Macu, postupujte takto:
- Otevřete Outlook a napište svůj e-mail.
- Klepněte na šipku vedle ikony „Odeslat“ v levém horním rohu.
- Klepněte na „Odeslat později“.
- Zadejte čas a datum, kdy chcete e-mail odeslat.
- Klepněte na „Odeslat“.
Váš e-mail bude uložen ve složce Koncepty až do naplánovaného času. E-mail bude odeslán i v případě, že aplikace Outlook není v zadaný čas na vašem zařízení Mac otevřena. Stačí být připojen k internetu.
Pokud si to rozmyslíte a chcete e-mail zrušit, přejděte do složky Koncepty a klepněte na „Zrušit odeslání“. E-mail zůstane otevřený, takže jej můžete smazat nebo přeplánovat.
Další často kladené dotazy
Jak mohu přidat zpoždění ke všem e-mailům v aplikaci Outlook?
Pokud často děláte chyby při odesílání e-mailů nebo zapomínáte odesílat přílohy, měli byste zvážit jejich odložení. To vám dává dostatek času na revizi a případné doplnění toho, co jste zapomněli. Outlook vám umožňuje vytvořit pravidlo a odložit všechny vaše e-maily až o dvě hodiny.
Vytvoření pravidla je jednoduché a můžete to udělat několika kliknutími:
1. Otevřete Outlook a klepněte na „Soubor“.
2. Klepněte na „Spravovat pravidla a upozornění“.
3. Klepněte na „Nové pravidlo“.
4. V poli „Vybrat šablonu“ klepněte na „Použít pravidlo na odeslané zprávy“ a klepněte na „Další“.
5. V seznamu „Vybrat podmínky“ zaškrtněte políčka vedle požadovaných možností a klepněte na „Další“.
6. V seznamu „Vyberte akce“ zaškrtněte políčko „Odložit doručení o počet minut“.
7. V poli „Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)“ klepněte na „počet“.
8. Vyberte požadovaný počet minut. Maximum je 120.
9. Klepněte na „OK“ a poté na „Další“.
10. Pokud chcete, upravte potenciální výjimky.
11. Pojmenujte pravidlo.
12. Zaškrtněte políčko vedle „Zapnout toto pravidlo“.
13. Klepněte na „Dokončit“.
Jakmile toto pravidlo vytvoříte, všechny odeslané e-maily budou uloženy ve složce Pošta k odeslání po zadaný počet minut.
Pište si e-maily hned, pošlete je později
Outlook vám umožňuje psát e-maily hned a plánovat jejich odeslání, kdykoli budete chtít. Tato užitečná funkce vám umožňuje vrátit se ke svým e-mailům, pokud si uvědomíte, že potřebujete něco přidat, nebo se jen uklidnit a dokončit svůj den dříve. Jedinou nevýhodou je, že tuto funkci nemůžete použít, pokud máte mobilní aplikaci Outlook. V takovém případě byste se měli rozhodnout pro aplikace třetích stran.
Plánujete si často e-maily? V jaké situaci to děláte? Řekněte nám to v sekci komentářů níže.